Le registre de sécurité est le document central de la conformité incendie dans les établissements recevant du public. Mais entre ce que la réglementation exige, ce que la commission de sécurité vérifie réellement et ce que les gestionnaires de terrain tiennent effectivement à jour, il existe souvent un écart significatif.
Cet écart a des conséquences concrètes : réserves évitables lors des visites de commission, temps passé à reconstituer des dossiers en urgence, stress à la veille des contrôles. Ce guide détaille ce que le registre doit contenir, comment le dématérialiser efficacement et comment en générer l’export en quelques secondes.
Base légale : ce que l’arrêté du 25 juin 1980 impose
Le registre de sécurité ERP est imposé par l’arrêté du 25 juin 1980 portant règlement de sécurité contre les risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public, et plus précisément par ses articles GE 8 et MS 66.
L’article GE 8 dispose que dans chaque établissement, il est tenu un registre de sécurité sur lequel sont reportés les renseignements indispensables à la bonne marche du service de sécurité, notamment :
- Les consignes, générales et particulières, établies en cas d’incendie
- Les dates des travaux d’aménagement et de transformation exécutés
- Les dates des vérifications et contrôles avec leurs résultats et les observations auxquelles ils ont donné lieu
- Les dates des exercices et leur bilan
- La liste et les dates de validité des formations du personnel
L’article MS 66 précise les obligations de vérification et l’enregistrement des résultats.
Le registre doit être tenu à la disposition des autorités de contrôle (commission de sécurité, services de l’inspection du travail, assureurs) et présenté lors de chaque visite. Sa présentation est systématiquement demandée en premier lors d’une visite de commission de sécurité.
Contenu détaillé : ce que la commission attend de trouver
La commission de sécurité suit un protocole de vérification documentaire structuré. Voici ce qu’elle recherche, domaine par domaine.
1. Vérifications périodiques des installations techniques
C’est le coeur du registre. Pour chaque installation soumise à vérification périodique, le registre doit comporter :
Le système de sécurité incendie (SSI)
- Rapport annuel de vérification par un organisme agréé
- Nature des contrôles effectués, résultats, observations formulées
- Justificatifs de levée des observations précédentes
Les extincteurs
- Rapport annuel de vérification
- Vérification décennale pour les extincteurs à pression permanente
Le désenfumage
- Rapport annuel de vérification des commandes et des trappes
- Contrôle du bon fonctionnement des ouvrants en position sécurité
L’éclairage de sécurité (BAES)
- Attestation mensuelle de vérification du fonctionnement (allumage)
- Rapport annuel d’essai d’autonomie (6 heures pour les blocs non permanents de type SA, 1 heure pour les blocs permanents)
Les ascenseurs (si présents)
- Contrat d’entretien en cours de validité
- Rapports semestriels de visite technique
- Compte-rendu du contrôle technique quinquennal
Les installations électriques
- Rapport du contrôle périodique selon les obligations applicables à l’établissement
- Consignation des mises en conformité effectuées suite aux observations
Les colonnes sèches et en charge (si présentes)
- Rapport annuel pour les colonnes sèches
- Rapport semestriel pour les colonnes en charge
2. Exercices d’évacuation
Le registre doit mentionner, pour chaque exercice réalisé :
- La date de l’exercice
- Le type (partiel ou total)
- La durée d’évacuation constatée
- Les observations (anomalies, comportements défaillants)
- Les mesures correctives décidées
La périodicité minimale est d’un exercice par an pour la plupart des ERP. Les types J (personnes âgées et handicapées) et U (soins) sont tenus à un exercice semestriel. Les types R (enseignement) sont tenus à deux exercices par année scolaire, dont un au cours du premier mois.
3. Formation et qualification du personnel
Le registre recense :
- Les attestations de formation SSIAP (Service de Sécurité Incendie et d’Assistance à Personnes) avec leurs dates de validité
- Les attestations de formation des équipiers d’évacuation
- Les formations aux équipements de première intervention (extincteurs)
- Les certificats de maintien des acquis (recyclage)
La commission vérifie que les qualifications du personnel présent sont en adéquation avec les obligations du type et de la catégorie de l’ERP.
4. Observations des commissions précédentes et levées
C’est souvent là que les réserves surgissent. Le registre doit inclure :
- Le procès-verbal de la dernière visite de commission
- Pour chaque observation formulée : la nature de la non-conformité, la date de levée et le justificatif correspondant
- Pour les observations non levées : un plan d’action daté
Une observation répétée d’une visite à l’autre, sans justificatif de traitement, est un signal négatif fort pour la commission. Elle indique que l’exploitant a connaissance du problème et ne l’a pas résolu.
5. Travaux et modifications des installations
Toute modification des installations de sécurité - remplacement d’un détecteur, ajout d’un BAES, réfection du câblage SSI - doit être consignée avec :
- La nature des travaux
- La date d’exécution
- L’entreprise intervenante
- Le compte-rendu de vérification post-travaux
Dématérialisation : comment passer au registre numérique
La réglementation n’impose pas de support papier pour le registre de sécurité. La commission peut le consulter sur tablette ou écran lors de sa visite. La dématérialisation offre des avantages structurants que le papier ne peut pas offrir.
Les avantages du registre numérique
Accès permanent et centralisé : le registre est accessible depuis n’importe quel poste, par tous les gestionnaires autorisés. Pour les organisations multi-sites, la direction générale peut accéder aux registres de l’ensemble du parc sans déplacement.
Traçabilité automatique : chaque versement de document est horodaté et rattaché à l’utilisateur qui a réalisé l’action. L’historique est complet et inaltérable.
Alertes d’échéance actives : à la différence d’un classeur papier, le registre numérique signale activement les vérifications à venir et celles en retard. L’information ne reste pas passive.
Réduction des oublis de versement : le principal risque dans la gestion papier ou hybrid n’est pas l’absence de contrôle, mais l’absence de versement du rapport au registre. Un prestataire envoie son rapport par email - il reste dans la boite mail et n’est jamais versé au dossier. L’extraction automatique par IA élimine ce risque en lisant le PDF entrant et en intégrant les données directement dans le registre.
Ce que l’extraction automatique par IA apporte concrètement
L’extraction automatique par IA de Daftar est un point fort sur la gestion documentaire. Lorsqu’un rapport de vérification est reçu (par email, importé manuellement ou transmis directement par le prestataire via l’interface), le système :
- Lit et analyse le document PDF
- Identifie l’installation concernée, la date d’intervention, l’organisme, les résultats et les observations éventuelles
- Intègre ces données directement dans la fiche de l’installation et met à jour le statut de conformité
- Recalcule la prochaine échéance et programme les alertes correspondantes
Ce mécanisme supprime la ressaisie manuelle - source d’erreurs et de retards - et garantit que chaque rapport versé est immédiatement pris en compte dans le suivi des échéances.
Génération en un clic : le registre PDF prêt pour la commission
Lors d’une visite de commission de sécurité ou d’un audit interne, pouvoir présenter instantanément un registre structuré et complet est un avantage opérationnel direct.
Dans Daftar, la génération du registre en PDF depuis le tableau de bord de l’établissement produit en quelques secondes un document structuré comprenant :
- La fiche de l’établissement : type ERP, catégorie, effectif, exploitant, référent technique
- Le tableau des vérifications périodiques : liste des contrôles avec dates, organismes, résultats et statuts (à jour / en alerte / dépassé)
- Les observations en cours : liste des non-conformités actives avec leur ancienneté et les actions engagées
- L’historique des exercices d’évacuation : dates, durées, observations et mesures correctives
- Le récapitulatif des formations : personnel qualifié, dates de formation et dates de validité
Ce document est prêt à être présenté à la commission, transmis à la direction ou annexé à un dossier de demande de travaux. Il reflète l’état du registre à la seconde de sa génération.
Ce que la commission de sécurité vérifie en premier
La séquence habituelle d’une visite de commission de sécurité commence par la vérification documentaire avant l’inspection physique des installations. Le registre est demandé dès l’accueil.
La commission recherche en priorité :
- La complétude des rapports de vérification pour l’année écoulée - tous les contrôles dus ont-ils été réalisés et documentés ?
- Le traitement des observations de la visite précédente - chaque réserve a-t-elle été levée avec justificatif ?
- La réalité des exercices d’évacuation - date récente, bilan consigné
- La validité des qualifications du personnel présent
Un registre bien tenu réduit la durée de l’inspection documentaire et envoie un signal positif à la commission avant même l’inspection physique. Un registre lacunaire, au contraire, oriente d’emblée l’attention de la commission vers les points de non-conformité.
Articuler registre de sécurité et registre de conformité automatisé
Le registre de sécurité centralise les preuves de conformité (rapports, attestations, comptes-rendus). Le registre de conformité automatisé est la couche de pilotage : il identifie les contrôles à réaliser, alerte avant les échéances et suit le statut en temps réel.
Les deux fonctions sont complémentaires et gagnent à être gérées dans le même outil. Daftar articule nativement ces deux dimensions : la vue registre consolide les documents versés, la vue conformité pilote les échéances à venir. La commission dispose des deux lors de sa visite.
Pour approfondir le sujet des contrôles réglementaires et de leur pilotage automatisé, consultez notre guide Registre de conformité automatisé : reconnaître les contrôles réglementaires à réaliser. Pour préparer concrètement votre prochaine visite de commission, voir notre article Commission de sécurité ERP : comment se préparer en 2026.
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